Účet za služby je každý rok fuška. Ale jako pronajímatel se nemůžete vyhnout zaslání podrobných prohlášení svým nájemcům. Nakonec můžete uhradit pouze příliš mnoho záloh a především požadovat další platby.
Při účtování vedlejších nákladů je však důležité být obzvláště pečliví. Nepřesnosti a chyby se zde mohou rychle vypomstit. V nejhorším případě může nesprávný účet za služby vést dokonce k tomu, že vám zůstanou náklady, které by měl nájemce zaplatit.
I když je dobře známo, že fakturace musí být správná, v průměru každá sekunda obsahuje chyby. Abychom nespadli do pasti chyb, shromáždili jsme pro vás základní informace, informujeme vás o právech a povinnostech pronajímatele a pojmenujeme nejčastější chyby v účtu za služby.
Lhůty pro vyúčtování za služby
Pokud je v nájemní smlouvě dohodnuta záloha na dodatečné náklady, musí si pronajímatel připravit prohlášení o dalších nákladech. To, kdy se to musí stát, je jasně upraveno v § 556 BGB: Ačkoli neexistuje například pevné zúčtovací období, které by vždy odpovídalo kalendářnímu roku, je stanoveno, že vyúčtování musí probíhat každoročně.
Kdy je třeba vystavit účet za služby?
Pronajímatelé jsou ze zákona povinni zaslat nájemci vyúčtování za služby nejpozději do konce dvanáctého měsíce po skončení zúčtovacího období. Pokud dorazí později, již nelze uplatnit další nároky. Jakýkoli úvěr však musí být nájemci vyplacen, i když je vytvořen pozdě. Určitě si nenechte ujít tuto schůzku.
Do kdy může nájemce vznést námitku proti faktuře za služby?
Pokud nájemce obdržel účet za služby, může si ho zkontrolovat ve svém volném čase. Pokud má námitky, může je vznést až do konce dvanáctého měsíce po doručení výpisu. Po této době již nájemce nemá možnost jednat.
Veškeré další platby uvedené v účtu za služby musí nájemce uhradit nejpozději do 30 dnů od obdržení dopisu. Mimochodem, to platí také v případě, že zjistil chyby v účetnictví nebo má podezření na takové chyby. V takovém případě by měl nájemce platit pouze v rezervě.
Co musí být ve výpisu poplatků za služby?
Účet za služby by měl být v zásadě vyhotoven písemně. Musí být poskytnuty následující informace:
- Na které fakturační období se seznam vztahuje?
- Co je distribuční klíč?
- Jaký je podíl nájemce?
- Jaké zálohové platby již nájemce provedl?
- Jak vysoké jsou celkové náklady na typ nákladů?
Není nutné uvádět složení celkových nákladů pro každý typ nákladů. Pokud nájemce chce vědět, jak k této částce došlo, může si prohlédnout příjmy od pronajímatele. Toto mu musíte být schopni předložit na vyžádání.
Další důležitou poznámkou ohledně obsahu faktury za služby je, že musí být srozumitelná a srozumitelná nájemci. Proto se snažte - také ve svém vlastním smyslu - vyhnout se zbytečnému obsahu.
Distribuční klíč se používá ve faktuře za veřejné služby k určení, který nájemce musí platit, jaký poměr nákladů na veřejné služby.
Co je distribuční klíč?
Distribuční klíč je rozhodující pro vypořádání vedlejších nákladů, protože se používá k určení, který nájemce musí platit, jaký podíl vedlejších nákladů. Pokud není stanoveno jinak, rozdělí se provozní náklady podle § 556a podle podílu obytného prostoru. Odchylně od toho však lze dohodnout také distribuční klíč založený na jiných kritériích. Může to být například:
- spotřeba
- Obytné jednotky
- Počet osob žijících v bytě
- Krychle metru bytu
Podle zákona musí být dodatečné náklady, které závisí na chování nájemce, rozděleny tak, aby odpovídaly rozdílné spotřebě. To platí například pro náklady na vytápění nebo spotřebu vody.
Jaké další náklady může pronajímatel účtovat?
Pokud vy jako pronajímatel učiníte prohlášení, musí obsahovat všechny další náklady, které byly zaznamenány v nájemní smlouvě a které byl nájemce povinen uhradit. V zásadě je podle zákona povoleno 17 různých druhů vedlejších nákladů, které jsou stanoveny v § 2 nařízení o provozních nákladech (BetrKV):
- Průběžné veřejné poplatky za nemovitost
- Zdroj vody
- odvodnění
- ohřívač
- Horká voda
- Propojené systémy vytápění a dodávky teplé vody
- Náklady na výtah
- Čištění ulic a odvoz odpadu
- Čištění budov a kontrola škůdců
- Údržba zahrady
- osvětlení
- Čištění komína
- Pojištění majetku a odpovědnosti
- Domovník
- Komunitní anténa nebo širokopásmové připojení k síti
- Prádelna
- Ostatní náklady
Chyba ve fakturaci za služby: měli byste se tomu vyhnout
Kromě výše uvedených věcí, které musíte při usazování vzít v úvahu, existují další pasti, do kterých může pronajímatel spadnout. Tyto chyby ve fakturaci za služby jsou obzvláště časté:
- Fakturace příliš pozdě
Protože účet za služby je časově náročný, mnoho majitelů ho často odkládá na dlouhou dobu. Výše uvedené termíny byste však měli bezpodmínečně dodržet, pokud nechcete riskovat žádné finanční ztráty: Nájemce musí mít účet za služby nejpozději do dvanáctého měsíce po skončení zúčtovacího období.
- Dodatečné náklady, které nejsou uvedeny v nájemní smlouvě
Chybou, která se vyskytuje zvláště často při účtování vedlejších nákladů, je to, že jsou uvedeny položky, za které nájemce nemusí podle nájemní smlouvy platit. Při uzavírání nájemní smlouvy pečlivě zkontrolujte, zda jsou uvedeny všechny potřebné položky, a poté se ujistěte, že tyto náklady fakturujete pouze při vytváření výkazu poplatků za služby.
- Špatný distribuční klíč
Je také důležité, abyste se nedopustili chyby při účtování poplatků za služby a nepoužívali jiný distribuční klíč, než jaký je uveden v nájemní smlouvě.
- Chyba v alokaci nákladů na vytápění a ohřev vody
V případě mnoha provozních nákladů lze distribuční klíč použít pro fakturaci, s náklady na vytápění a náklady na teplou vodu, ale vy jako pronajímatel jste ze zákona nuceni (část 7 vyhlášky o nákladech na vytápění) přidělit alespoň 50 procent a maximálně 70 procent podle skutečné spotřeby, zbytek je založen na bydlení nebo Úžitková plocha účtována. K tomu musí být v bytech k dispozici příslušná počítací zařízení. Tento požadavek byste měli absolutně dodržovat, protože pokud se od něj odchýlíte, může nájemce snížit účtované náklady nejméně o 15 procent. O tom rozhodl Federální soudní dvůr v rozhodnutí z roku 2003 (BGH VIII TR 67/03).
- Špatný fakturační cyklus
Zvláště když dojde ke změně tenanta, vždy se vyskytnou chyby v účtu za služby. Samozřejmě, každý nájemce může být použit pouze na náklady, které mu vznikly v období, ve kterém byt užíval.
- Účtování nepřiměřených vedlejších nákladů
Při vypořádání vedlejších nákladů se ujistěte, že vypořádáte pouze rozdělovací položky. Opatření údržby nebo jiné výdaje, které nespadají pod náklady uvedené v nařízení o provozních nákladech, nemusí být účtovány nájemci. Mimochodem, toto platí, i když je jedna z neplatných položek obsažena v nájemní smlouvě.
- Na volné byty se nepřihlíží
Pokud je byt prázdný, nelze jej jednoduše vynechat z fakturačního a distribučního klíče. Pronajímatel obecně nese náklady na volné byty.
- Chybějící informace
Účet za služby je někdy poměrně rozsáhlý. Proto jsou informace rychle zapomenuty, ale musí být zahrnuty. Základní obsah je:
- Fakturační období
- Distribuční klíč
- Podíl pronajímatele
- Podrobnosti o provedených zálohách
- Přehled jednotlivých nákladových položek
- Účtovány jsou také obchodní prostory
Pokud je pronajatý prostor v domě komerčně využíván, nesmí být integrován do obecného výkazu vedlejších nákladů. Musí být účtovány zvlášť.
- Chybí jednotlivé nákladové položky
Nestačí jednoduše uvést celkové náklady vzniklé ve zúčtovacím období ve výpisu poplatků za služby. Nájemce má právo prohlížet jednotlivé typy nákladů individuálně. Pouze tak je možné, aby pochopil svůj podíl na tom. A to je jediný způsob, jak může smysluplně zkontrolovat účtenky zmíněných nákladů, které mu musíte na požádání zpřístupnit k nahlédnutí.
