Archivace dokumentů a jejich bezpečnost mohou být rychle výzvou. Protože v průběhu času existuje spousta papírů, faktur a smluv, které je třeba roztřídit a označit. Abyste neztratili přehled, vysvětlíme, co byste měli o tématu vědět.
K správnému uložení dokumentů potřebujete trpělivost a vytrvalost - práce však stojí za to, protože každý ví: „Objednávka je polovina úspěchu“. Pokud už v hromadě papíru na stole nechcete marně hledat důležité dokumenty, můžete si život usnadnit pomocí několika kroků.
Co ale dokument vlastně znamená? Dokumenty v zásadě obsahují relevantní nebo důležité informace. Ty nemusí být vždy v papírové podobě; mohou také obsahovat digitální informace jakéhokoli druhu. Vždy však slouží jako právní jistota, takže tento dopis může prokázat přesně to, co bylo plánováno nebo provedeno - například dokumentují platbu nebo jiné právně významné transakce.
Lhůty pro uchovávání dokumentů
Na rozdíl od společností, obchodníků nebo osob samostatně výdělečně činných se na soukromé osoby obecně nevztahují žádné zákonné požadavky na uchovávání údajů. Jedinou výjimkou jsou živnostenské účty, které musí prokázat, že nebyla provedena žádná nelegální práce ( § 14b odst. 1 UStG ). Přesto je vhodné archivovat po určitou dobu další důležité dokumenty. Měli byste dodržovat alespoň následující doby uchování:
- nejméně dva roky
Pro prodejní smlouvy, účtenky, faktury a záruční dokumenty neexistuje regulované období uchování. Při nákupu nového zboží však uzavíráte kupní smlouvu v souladu s německým občanským zákoníkem, která platí dva roky. Kromě toho byste měli současně uchovávat účty obchodníka, účty od lékařů, právníků a notářů.
- nejméně pět let
Stížnosti a reklamace vad domu.
- nejméně šest let
Osoby s vysokými příjmy s ročním platem vyšším než 500 000 eur ročně musí své bankovní výpisy uchovávat po dobu nejméně šesti let.
- asi 30 let
Rozsudky soudu, upomínky a soudní spisy
- celoživotní
Některé dokumenty je třeba uchovávat po celý život. Patří mezi ně lékařské zprávy, potvrzení o školení, diplomy, rodné listy, křestní listy, oddací listy, úmrtní listy rodinných příslušníků a dokumenty pro výpočet důchodu. Ta zahrnuje také pracovní smlouvy, výplatní pásky a dokumenty sociálního zabezpečení.
- soukromé daňové doklady
Soukromé daňové doklady se obecně nemusí uchovávat. Pokud je však daňový výměr označen jako „prozatímní“ nebo „podléhá kontrole“, dokumenty by měly být uchovávány, dokud nebudou zcela vyjasněny.
- Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy
Smlouvy o bankovních produktech by měly být k dispozici po celé období a přibližně tři roky po skončení tohoto období. Totéž platí pro pojistné dokumenty.
Navrhněte registrační systém pro dokumenty
Dobře strukturovaný registrační systém je nejlepší způsob, jak udržet dokumenty bezpečné a dlouhé. Jaký typ úložiště si vyberete, závisí hlavně na vašich preferencích. Pro malé kanceláře a několik dokumentů stačí malá skříň, kterou můžete jednoduše zasunout pod stůl. Pokud později nechcete mít žádné problémy s prostorem, měli byste investovat přímo do prostorné skříně, která nabízí dostatek úložného prostoru pro soubory a složky. U dokumentů, které po celou dobu nepotřebujete, si můžete zakoupit několik složek Din-A4, které odpovídajícím způsobem označíte štítky a opatříte děliči. Můžete také použít barvu složky k vyjasnění jiného obsahu. Například všechny složky budov mohou být zelené a finanční složky černé.Ti, kteří dávají přednost jednotným složkám, by měli klást důraz na přesné označení, aby byly požadované papíry rychle po ruce.
U důležitých dokumentů, které se v kanceláři používají opakovaně, jsou vhodné značené závěsné pořadače, které jsou uloženy v odpovídající závěsné kartotéce. Velikost, barvu a design skříně lze zvolit individuálně.
Registr kazet, který se skládá z plastových kazet ve formátu DIN A4 na šířku, je však vhodný také pro přímý a rychlý přístup k jednotlivým souborům.
Pokud máte v kanceláři nebo doma papíry, které znovu a znovu potřebujete nebo je stále třeba zpracovat, můžete je jednoduše vložit na podavač dopisů. Vyhněte se však tomu, abyste tam shromažďovali příliš mnoho dokumentů, jinak by se nepořádek rychle znovu objevil.
Výhodou pozastavovacích souborů je, že dokumenty nemusí být děrovány. Dokumenty jsou jednoduše umístěny volně do složky a lze je také rychle znovu odebrat.
Ohnivzdorná kazeta na dokumenty
Ohnivzdorné kazety na dokumenty jsou ideální pro ochranu důležitých dokumentů, jako jsou pasy nebo rodné listy, v případě požáru nebo povodně. Dokážou odolat vysokým teplotám až 60 minut a jsou extrémně stabilní a robustní, takže zloději stěží mají šanci. Rozměry většiny kazet odpovídají formátu DIN A4, a proto lze do nich uložit také složky DIN A4 nebo celé registry. Mají také rukojeť, a proto je lze snadno přepravovat.
Digitální ukládání dokumentů
Množství dokumentů, které člověk během života nasbírá, je často poměrně značné. Ale občas není dostatek místa pro uložení všech dokumentů. Jedním z řešení je digitální ukládání dokumentů. K dokumentům existuje různý archivační software. To vyžaduje přesný průzkum, který software je pro vás vhodný. Pokud chcete hlavně ukládat e-maily, může to u některého softwaru způsobit problém. Dobrý archivační program zvládne nejen naskenované papírové dokumenty nebo soubory PDF, ale měl by také automaticky přiřadit e-maily a jejich přílohy ke správným elektronickým souborům.
Pokud dáváte přednost digitalizaci dokumentů sami bez softwaru, budete potřebovat dobrý skener a dostatek úložného prostoru ve formě externího pevného disku. O skenování vašich dokumentů je toho hodně: Pokud dokumenty ukládáte elektronicky a v kopii, můžete je chránit před ztrátou nebo zničením. Můžete také ušetřit kancelářský prostor a potenciálně peníze. A v neposlední řadě vylepšujete organizaci své kanceláře: Elektronická archivace vytváří pořádek a přehlednost.
Doporučujeme vytvořit druhý externí pevný disk, který bude na bezpečné straně, aby nedošlo ke ztrátě dat. Pevné disky s funkcí zrcadlení jsou docela bezpečné řešení pro ukládání důležitých dat. Princip: v jednom krytu jsou dva pevné disky. Dva pevné disky spolu komunikují a zrcadlí jejich obsah - dvakrát tak dobrý. Pokud je jedna z desek vadná, vždy existuje druhá.
Po 5 až 10 letech se však doporučuje koupit nový pevný disk, protože digitální úložná média mají také omezenou trvanlivost. Pokud pevný disk takzvaného raidového systému vykazuje nedostatky, měli byste si koupit dva nové. Rozhraní a připojení mezi paměťovým médiem a počítačem se také čas od času mění - další důvod pro přenos dat na nové externí disky.
Jakmile digitalizujete své dokumenty, je samozřejmě také důležité vytvořit objednávku na pevném disku. Můžete jednoduše vytvořit vhodnou strukturu složek s příslušným názvem. Máte také možnost označit jednotlivé soubory. Pokud jde o typ souboru, měli byste použít osvědčené formáty, jako jsou JPEG.webp a PDF, které také slibují jistou budoucnost. Je lepší vyhnout se exotickým formátům souborů.
Alespoň složky, které obsahují citlivé dokumenty, by měly být šifrovány. Zpravidla je dostatečná standardní funkce šifrování operačního systému. Nezapomeňte si heslo zapsat a uložit na místo, které si budete pamatovat i za 10 let - pokud ho zapomenete, je téměř nemožné získat přístup k šifrovaným datům. Šifrování je zvláště důležité, pokud má váš počítač přístup k internetu, protože v současné době je v oběhu spousta trojských koní, zejména pro systémy Windows, které mohou špehovat data jiných počítačů.
Digitalizace dokumentů nějakou dobu trvá, ale šetří spoustu místa.
Ukládejte dokumenty online v cloudu
Online úložiště lze také použít k archivaci dat. Je to snadné a levné, ne-li zdarma. Existuje mnoho poskytovatelů: Dropbox, Amazon nebo Google Drive jsou některé z velkých služeb. Ale ti, kteří se spoléhají na pohodlné cloudové služby, musí mít také velkou důvěru: Nakonec svá data předáte do rukou jiných společností. Jsou jen tak bezpečné, jak je dělá příslušný poskytovatel. Můžete mít také provozní náklady a žádnou kontrolu nad budoucností poskytovatele služeb. Cloudové úložiště proto není první volbou pro citlivá data.
Ukládejte dokumenty externě
Berlínská společnost Deba Bauarchiv GmbH nabízí služby zejména pro vlastníky nemovitostí. Specializovala se na ukládání a správu dokumentů převážně soukromých vlastníků nemovitostí. „Zákazníci nám své soubory přinášejí, indexujeme je a ukládáme je u nás za zvláštních bezpečnostních opatření,“ vysvětluje výkonný ředitel Ben Stoffregen. Pokud zákazník potřebuje dokument nebo kopii, může si ji vyžádat od společnosti Deba, která jej zašle poštou nebo kurýrem. Protože dokumenty se při stěhování znovu a znovu ztrácejí. „To stálo současného zákazníka spoustu peněz: Aby mohl přidat další podlaží svého domu, musel utratit desítky tisíc eur za novou statiku a další analýzy.“