Kvůli současné krizi v Coroně je mnoho zaměstnavatelů a zaměstnanců poprvé konfrontováno s domácí kanceláří. Systémy videokonferencí se používají k pořádání schůzek, konferencí a důležitých konverzací. Pro srovnání jsme pro vás sestavili ty nejdůležitější.
Koronavirus ve velmi krátkém čase obrátil náš pracovní svět vzhůru nohama. Služební cesty jsou zrušeny a ti, kdo mohou, by měli pracovat v domácí kanceláři. Rychle vyvstávají otázky jako: Co se stane s týmovými schůzkami? Jak organizujeme spolupráci a jak bude výměna dat fungovat v budoucnu? To je také možné pomocí různých nástrojů, jako jsou videokonferenční systémy. „Vzdálená práce“ je navíc nezastavitelný trend, který nás bude zaměstnávat i po krizi a bude součástí budoucnosti.
Jak fungují videokonference?
Videokonference jsou v současné době populárnější než kdy dříve. Umožňují dvěma nebo více účastníkům vyměňovat si informace v reálném čase a ze zcela odlišných míst a dílen. V závislosti na systému se mohou konat nejen online schůzky. Mnoho služeb nabízí mnohem více: Celé projekty lze spravovat v týmech a zpracovávat společně nebo je možné data vyměňovat pomocí nástroje.
Odlišení od webové konference
Na první pohled se zdá, že pojmy videokonference a webová konference znamenají totéž. V případě webové konference však není kladen důraz na přenos videa. Spíše jde o sdílení obrazovky, spolupráci na dokumentech nebo textový chat.
Co potřebuji pro videokonferenci?
Hardware: Většina systémů pro videokonference vyžaduje pouze počítač nebo notebook s webovou kamerou a mikrofonem nebo náhlavní soupravou. Moderní smartphony a tablety jsou jimi již vybaveny.
Připojení k internetu: Abyste mohli správně komunikovat prostřednictvím videokonference, měli byste mít šířku pásma nejméně 200 Kbits / s pro nahrávání i stahování.
Software: Nyní existuje velké množství různých poskytovatelů. Představujeme některé videokonferenční systémy pro použití v domácí kanceláři.
Systém videokonference 1: Zoom
Jednou z videochatů, která je za současné situace obzvláště populární, je Zoom. Tento videokonferenční systém má tu výhodu, že se můžete spojit s mnoha různými kolegy. Chcete-li uspořádat videokonferenci, musíte se přihlásit pomocí své e-mailové adresy a poté můžete sdílet odkaz. Všichni kolegové se mohou pomocí tohoto odkazu připojit ke schůzce, aniž by si museli sami vytvářet účet. Zoom také nabízí upgrady, které vám umožní mluvit s více lidmi po telefonu nebo dokonce hostit webináře. Demoverze je zdarma, ale zahrnuje pouze osobní diskuse a skupinové konference s časovým limitem 40 minut. Předplatné začíná na měsíční ceně 13,99 eur za moderátora.
Ale buď opatrný! Po nějakou dobu byl Zoom znovu a znovu kritizován. Služba videochatu si uděluje rozsáhlá práva. Například ukládá uživatelská data a informace o použitých zařízeních, sítích a připojeních k internetu. Odborníci také varují, že Zoom předá data, která shromažďuje, různým poskytovatelům služeb.
Přehled tarifních modelů Zoom
|
základní |
Za |
Obchodní |
Podnik |
|
|---|---|---|---|---|
|
Účastníci |
Až 100 |
Až 100 |
Až 300 Minimálně |
Až 1000 Nejméně |
|
cena |
volný, uvolnit |
13,99 eur za |
18,99 eur za |
18,99 eur |
Systém videokonference 2: Skype
Skype je již více než 15 let jedním z nejpopulárnějších videokonferenčních systémů na světě. Se Skype můžete zdarma, rychle a snadno zavolat až 50 lidem současně. Jediné, co musíte udělat, je vytvořit si Skype účet na začátku a přidat své Skype kontakty do seznamu adres. Pokud tedy hledáte program pro soukromé použití a oceníte nekomplikovaný úvod do předmětu, našli jste ten správný software pro Skype. Nevýhoda: přenos často zanechává mnoho požadavků, výpadky zvuku nebo ořezávání se vyskytují příliš často na to, aby byl nástroj doporučen pro běžné nebo profesionální videochaty.
Skype je také široce používán soukromými osobami.
Systém videokonference 3: Google Meet
V rámci služby „Meet“ má Google v nabídce vlastní videokonferenční systém, který funguje výhradně prostřednictvím webového prohlížeče. Abyste mohli plánovat a pořádat online schůzky, potřebujete firemní licenci, takzvaný „účet G-Suite“, který je zpoplatněn. Existují tři cenové modely:
- G Suite Basic za necelých 5 eur na uživatele a měsíc
- G Suite Business za necelých 10 eur na uživatele a měsíc
- G Suite Enterprise za 23 eur na uživatele za měsíc
Pokud žádný nemáte, můžete se i nadále účastnit videokonferencí, ale sami si žádné pořádat nemůžete. Výhoda „Meet“: Jelikož je služba integrována do G-Suite a synchronizuje se s kalendářem, máte vždy přehled o všech důležitých schůzkách. Poskytovatel služeb také nabízí možnost nahrávání videokonferencí a jejich sdílení později.
Co je dobré vědět: Kvůli krizi v Coroně se Google rozhodl, že uživatelé G Suite a G Suite Education mohou nyní pořádat schůzky až s 250 lidmi zdarma, živě streamovat videa až pro 100 000 diváků, zaznamenávat schůzky a ukládat je na Disk Google.
Systém videokonference 4: Microsoft Teams
Microsoft Teams kombinuje chat, online schůzky a výměnu dat v jedné aplikaci. Lze vytvořit různé týmy, z nichž si každý může vyměňovat informace ve skupinovém kanálu. Každý z těchto kanálů má dokonce samostatnou e-mailovou adresu, takže tam lze odesílat zprávy přímo z aplikace Outlook. V jednotlivých týmech můžete také zahájit zvukové a videokonference a vyměňovat si dokumenty jako Excel, Power Point a Word a prohlížet si je v reálném čase. Velká výhoda: Všechny soubory, které byly odeslány v chatu, jsou automaticky k dispozici všem příjemcům na jednotce SharePoint Online. Vzhledem k úzkému propojení mezi Microsoft Teams a Outlook lze organizovat schůzky také centrálně.Například v Microsoft Teams lze „Microsoft Planner“ také integrovat do týmů, takže lze definovat jednotlivé úkoly a přiřadit je členům.
Přehled nákladů na Microsoft Teams
|
Microsoft Teams volný, uvolnit |
Office 365 Business Základní informace |
Office 365 Business Pojistné |
|
|---|---|---|---|
|
Uživatelé |
Až 300 |
Až 300 |
neomezený |
|
cena (v ročním |
volný, uvolnit |
4,20 eur na |
10,50 EUR na |
Tip: Kvůli krizi v Coroně nabízí Microsoft bezplatnou šestiměsíční zkušební verzi Office 365 E1, která zahrnuje Microsoft Teams.
Většina nástrojů také nabízí chatovací místnost, ve které můžete být v neustálém vzájemném kontaktu.
Systém videokonference 5: Bitrix 24
Tento poskytovatel videokonferenčních systémů nabízí komplexní řešení pro řízení úkolů a projektů společnosti. Nejen, že máte možnost pořádat malé videokonference, můžete také koordinovat schůzky, centrálně ukládat data a koordinovat úkoly a projekty. Bitrix 24 nabízí šest tarifních modelů, z nichž jeden je zdarma a je obvykle vhodný pro malé společnosti do 12 zaměstnanců.
Přehled tarifních modelů Bitrix 24
|
Volný, uvolnit |
Start + |
CRM + |
Projekt + |
výchozí |
profesionální |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Uživatelé |
Aktuálně |
2 |
6. |
24 |
50 |
Neomezený |
|
cena |
Volný, uvolnit |
24 eur |
69 eur |
69 eur |
99 eur |
199 eur |
Tip: Kvůli krizi v Coroně byla nyní tato horní hranice pro účastníky zrušena, takže s bezplatnou verzí může aktuálně pracovat neomezený počet uživatelů.
Systém webových konferencí s funkcí videa 6: Mikogo
Systém videokonferencí Mikogo umožňuje hlavně sdílení obrazovky za účelem optimalizace webových konferencí a online schůzek. Rozlišuje se mezi bezplatnou verzí a licencovanou verzí (Standard / Professional / Team) se všemi dostupnými funkcemi. Ti, kteří se rozhodnou pro placené verze, mohou komunikovat až s 25 lidmi najednou. Kromě možnosti sdílet dokumenty a programy v reálném čase, zaznamenávat schůzky a pořádat prezentace pomocí interaktivní tabule má Mikago také tu výhodu, že účast je stoprocentně webová a nevyžaduje žádné stahování, zásuvné moduly a podobně.
Přehled nákladů na Mikogo
|
výchozí |
profesionální |
tým |
|
|---|---|---|---|
|
Uživatelé |
Pro lidi setkání s pouze jedna osoba vykonat |
Pro lidi schůzky s až 25 lidmi vykonat |
Pro týmy s až pěti lidem simultánní schůzky vykonat 75 eur měsíčně |
|
cena |
12 eur za měsíc |
15 eur za měsíc |
75 eur měsíčně |
Stručný přehled nejdůležitějších funkcí videokonferenčního systému
V závislosti na zamýšleném použití by vybraný systém videokonference měl nabízet různé funkce. Níže jsme shrnuli, které z nich jsou velmi často žádány.
- Konference a setkání
Aby byla zajištěna optimální výměna, musí mít videokonferenční systém snadný přístup k webové kameře a mikrofonu. Kromě toho by měl být schopen udržovat kvalitu zvuku a videa i u více účastníků. Pro velké týmové schůzky musí být tlačítko pro ztlumení mikrofonu. To je jediný způsob, jak se vyhnout nepříjemným zvukům pozadí.
- Sdílení souborů
Dobré videokonferenční programy umožňují výměnu dat, takže důležité dokumenty, jako jsou prezentace, seznamy a aktualizace projektů, lze zasílat partnerům konverzace v reálném čase.
- Sdílení obrazovky
Obzvláště důležitá je také funkce přenosu obrazovky jednoho účastníka na všechny ostatní obrazovky. Na dokumentu můžete pracovat v reálném čase nebo zobrazit prezentaci.
- Vzdálený přístup a společné procházení
Méně často se používá takzvané společné procházení. Tato funkce umožňuje přístup k počítači jiného účastníka a převzetí kontroly nad myší a klávesnicí. Osoba, se kterou mluvíte, může sledovat, co děláte na svém počítači. Tento nástroj je obzvláště důležitý pro lidi, kteří pracují ve službách IT zákazníkům ve společnosti.
| Zvětšení | Skype | Google Meet | Microsoft Teams | Bitrix 24 | Mikogo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Video konference | V závislosti na tarifu až s 1000 účastníky | s až 50 účastníky | V závislosti na tarifu až s 250 účastníky | S až 250 účastníky | Video konference s kapacitou až 4 osoby s živým obrazem video hovory s maximálně 12 účastníků | V závislosti na míře až 50 účastníků, ale pouze první čtyři jsou živí k zobrazení |
|
| Ano | Ano | Ano | ano, v online SharePointu až do 15 GB | ano, v závislosti na tarifu, neomezené cloudové úložiště | Ano |
Přenos obrazovky | Ano | ano do 300 MB | Ano | Ano | Ano | Ano |
| Společné procházení | ano, v závislosti na tarifu | Ne | Ne | Ano | Ne | Ano |
| Zahájení konference | Ano | Možné pouze s doplňkem | Ano | Ano | Ne | Ano |
| náklady | zdarma, aktualizace od 13,99 EUR měsíčně a moderátor |
volný, uvolnit | 5 až 23 EUR měsíčně a uživatel | zdarma, upgrade z 4,20 EUR na 10,50 EUR |
zdarma, | 12 až 75 EUR měsíčně |
| výhody |
Snadné Spousta Jako částeční |
Snadné zcela | Velké číslo předplatitele |
Velké číslo Odkaz velké |
Komplexní Data |
Německá jednoduchá |
| nevýhoda | Problémy s ochranou údajů a zabezpečením |
S mnoha téměř žádná | Není k dispozici žádný bezplatný tarif | Žádná německá ochrana údajů |
Video Instalace na časově náročné | Video Conferencing pro malé týmy pouze |